Codziennie mamy do czynienia z licznymi drukami i formularzami. Żeby do przechowywanej dokumentacji nie wdał się chaos, trzeba w sposób przemyślany zorganizować wszystkie posiadane dokumenty.
Porządek i bezpieczeństwo
Nie wolno zapomnieć o tym, aby nadać dokumentom odpowiedni porządek, na przykład alfabetyczny, tematyczny lub chronologiczny. Umożliwi to odnalezienie konkretnego dokumentu. Możemy umieszczać wszystkie potrzebne papiery w segregatorach, a następnie archiwizować je w metalowej szafie na dokumenty. To dobre rozwiązanie, gdyż pozwala swobodnie segregować materiały oraz łatwo się do nich dostać.
Bezpieczeństwo to nie tylko ochrona przed zniszczeniem czy zalaniem. Ważną kwestią, o której powinniśmy pomyśleć, jest dyskrecja i zabezpieczenie dokumentów przed wzrokiem ciekawskich. Kwestia bezpiecznego przechowywania dokumentacji staje się newralgiczna, jeżeli mamy do czynienia z wrażliwymi informacjami, na przykład danymi osobowymi klientów. Jeśli szczególnie zależy nam na bezpieczeństwie, wybierzmy mebel zamykany na klucz.